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Ottimizzare il lavoro in RSA

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Roberto Zini
Direttore della Fondazione Casa Fam. San Giuseppe di Vimercate (MB) Presidente della sezione Uneba Monza-Brianza

TuttiXTe! Di cosa si tratta? TuttiXTe! è un applicativo user-friendly che consente un costante monitoraggio dell’intera gestione di una RSA agevolando il lavoro d’équipe, migliorando il passaggio di informazioni tra gli operatori, e garantendo l’esecuzione di tutte le attività (sanitarie, assistenziali, amministrative e di supporto) secondo i protocolli in uso. La filosofia di fondo di TuttiXTe! si sposa perfettamente con i principi base di ogni sistema di gestione: la pianificazione delle attività, la loro esecuzione, e la successiva verifica. Per questo motivo lo strumento risulta molto potente: una sola applicazione permette di sovraintendere agevolmente a tutte le attività necessarie al funzionamento della struttura. Come ben sappiamo tutti la gestione di una RSA non è “difficile”, però è molto “complessa” perché coinvolge tante professionalità diverse e attività disparate che devono convergere tutte verso un unico obiettivo: TuttiXTe! è un valido strumento per gestire la complessità.

Quale la principale innovazione? Le due principali innovazioni, a mio parere, sono l’estrema semplicità d’utilizzo e la flessibilità che – come già detto – ne consente l’utilizzo con la medesima logica di fondo ad ogni attività. Questo permette di personalizzare facilmente l’applicativo alle specifiche caratteristiche e necessità della struttura, consentendo di adeguare lo strumento informatico all’organizzazione e non viceversa.

Come funziona? Il funzionamento è molto semplice. Con un minimo di competenze informatiche è possibile creare “attività” per qualsiasi funzione aziendale. La cosiddetta “attività” può essere riferita ad un singolo ospite (es. igiene, cambio del presidio incontinenza, prelievo ematico ecc.) o ad aspetti generali di funzionamento della struttura (es. riordino del carrello delle medicazioni, rifacimento dei letti, ecc.), e può essere “programmata” per l’esecuzione in determinati orari e per specifiche categorie di operatori. In ogni momento l’operatore può verificare quali attività è chiamato a compiere (non si deve più lavorare “a memoria”!) e, una volta portata a termine, deve semplicemente premere sullo schermo del proprio dispositivo informatico (tablet o PC portatile) per attestarne l’esecuzione. Il sistema in questo modo registra quando ogni operazione è stata eseguita e da chi, o in alternativa, il motivo per il quale non è stata completata o eventualmente rimandata. Ogni operatore dal proprio dispositivo ha poi la possibilità di verificare in ogni momento le informazioni più importanti riguardo il piano assistenziale di ciascun ospite, attraverso un widget che occupa la parte sinistra dello schermo e che è estremamente personalizzabile, così da garantire la corretta informazione di ogni operatore nel rispetto delle normative sulla privacy. Il sistema ovviamente implementa anche le funzioni tipiche di un programma di gestione della cartella informatizzata quali le principali testistiche e valutazioni, i diari, l’elaborazione del PAI, la creazione delle schede SOSIA e la generazione dei flussi informativi da inviare in Regione Lombardia per l’assolvimento del debito informativo. Riguardo questi aspetti il sistema ha il grosso pregio di essere stato realizzato con specifico riferimento alla normativa lombarda, e successivamente affinato tenendo conto delle indicazioni via via pervenute dalle strutture che lo utilizzano a seguito delle visite di vigilanza delle diverse ATS lombarde. Inoltre la modalità di creazione della scheda SOSIA è tale per cui è impossibile la presenza di incongruenze (dovute a sviste) tra la stessa e le informazioni risultanti dal Fascicolo Socio Sanitario, così da limitare considerevolmente la probabilità di contestazioni in fase di verifica di appropriatezza.

Quali i principali vantaggi derivanti dal suo utilizzo? Volendo riassumerli farei il seguente elenco. • Possibilità di schedulare tutte le attività necessarie a dare piena attuazione ai Piano Assistenziale Individuale di ciascun ospite e ai protocolli operativi in uso nella struttura, fornendo agli operatori una chiara indicazione dei compiti da svolgere senza doversi affidare alla “buona memoria” del singolo o alla sua buona volontà. • Possibilità di verificare l’effettivo svolgimento delle attività pianificate, dando anche piena evidenza delle stesse ai fini di quanto previsto dalle norme sull’accreditamento delle strutture in Regione Lombardia. Per alcune attività (ad esempio la gestione della contenzione fisica) tali evidenze sono quasi impossibili da produrre senza un adeguato strumento informatico o richiederebbero una mole di tempo inimmaginabile. • Possibilità di trasferire le informazioni tra gli operatori in maniera efficace ed efficiente, sia attraverso schede riassuntive sulla situazione del singolo ospite (widget), sia attraverso i diari condivisi, sia infine grazie ai numerosi strumenti di comunicazione interna quali il sistema di messaggistica, gli avvisi e le notifiche relative a nuovi ingressi o dimissioni. • Riduzione dei tempi necessari alla generazione delle schede SOSIA e dei flussi economici di rendicontazione e la certezza della coerenza degli stessi con i dati sanitari ed assistenziali. • Possibilità (immense!) di estrarre tutti i dati immagazzinati dal sistema in comode cartelle in formato Microsoft Excel®, al fine di un controllo di gestione puntuale e rapido.

Come si integra con le tecnologie esistenti? In realtà essendo uno strumento molto potente può agevolmente sostituire qualsiasi tecnologia esistente. La sua flessibilità comunque permette di adattarlo alle diverse esigenze.

Come cambia il lavoro dei professionisti? È innegabile che uno strumento di questo tipo “obbliga” l’operatore ad attenersi maggiormente ad una modalità di lavoro predefinita ed organizzata; quindi in una certa misura “limita” le menti più estrose e creative presenti in ogni organizzazione. Una certa resistenza al cambiamento deve quindi essere messa in conto. Nella nostra esperienza però l’accettazione dello strumento di lavoro è stata abbastanza rapida seppur sostenuta fin da subito da un lato da chiaro indirizzo della direzione e del Consiglio di Amministrazione e dall’altro dal pieno coinvolgimento di tutte le figure professionali: anche la scelta del sistema è stata effettuata sulla base di una valutazione tra più possibili applicativi da parte di un gruppo di lavoro multiprofessionale. L’inserimento del sistema è stato inoltre monitorato attraverso periodici questionari distribuiti agli operatori grazie ai quali si è cercato di porre rimedio alle principali criticità rilevate. La formazione è stata utile, ma data la semplicità d’uso del sistema non è stata particolarmente faticosa ed impegnativa, se non per le figure di coordinamento, le quali, se opportunamente formate, possono dare un consistente contributo al miglior utilizzo dello strumento e alla totale valorizzazione delle sue potenzialità. Infine sono stati utilizzati anche gli strumenti incentivanti previsti dal CCNL applicato al fine di meglio indirizzare gli sforzi di tutti verso il successo di questa importante innovazione.

Quali le sue applicazioni? Le applicazioni penso possano essere infinite, e man mano che cresce la famigliarità con lo strumento, aumentano anche le idee che ci vengono per ulteriori possibili utilizzi. Per fare un esempio della molteplicità di applicazioni possibili, nella nostra struttura lo abbiamo utilizzato anche per mettere a disposizione degli operatori tutto il Sistema di Gestione per la Qualità che a breve andremo a certificare secondo la norma ISO 9001:2015. In una sezione appositamente creata del TuttiXTe! abbiamo fatto coincidere ogni “processo” del Sistema di Gestione a un “ospite” al quale sono associate (al posto delle informazioni assistenziali) le istruzioni operative e la modulistica necessarie per il processo medesimo. In questo modo tutti gli operatori hanno a portata di mano tutta la documentazione del SGQ, senza moltiplicare la carta, o implementare altri sistemi informatici. Come si diceva… un aiuto per fare ordine nella complessità.  

 

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